これで無料?小さな会社・経営者の業務を効率化するITツール6選

これで無料?小さな会社・経営者の業務を効率化するITツール6選

小さな会社の社長や経営者、一人社長、個人事業主はとにかく仕事以外にもやることが多く、売上に直接的に関連しない業務までやらなければいけないなど、忙しい職種でありマルチプレイヤーでもあります。

特に一人社長、個人事業主はスタッフを雇わずに自分で何もかもこなされなければいけないので、仕事が忙しくなればなるほど本業の仕事とは関係ない雑音やノイズに圧迫され、仕事の生産性が落ちては本末転倒です。

そこで今回は無料から活用できて、忙しい小さな会社の社長や経営者、個人事業主の業務を効率化するITツールを6選ご紹介します。

今回は以下のポイントにこだわってまとめました。

無料から活用することが出来る

大企業と違いリソースや資金が限られている小さな会社や個人事業主が使えるコスパの良いもの

実際に自分で活用してみて、これは使えると思ったもの

柿崎
今回は、忙しい社長や経営者だからこそ、より仕事の業務が効率化する便利なITツールをまとめました。

合わせて、「保存版!個人事業主・フリーランスの仕事を効率化するツール7選」と一緒に読んで、導入できるツールがないかチエックしてみてください。

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小さな会社の社長、個人事業主は積極的にITツールを導入するべき理由

ITツールと聞くと、なんだか難しそうで導入するのにお金がかかるのではないかと思いがちですが、現在は「低コスト」かつ、「使うのが簡単」なツールが数多く出ています。

今までなんとなくITに対して疎いと感じて敬遠しがちだった場合は非常に勿体ないことです。また、積極的に自身の仕事や業務を効率化する可能性があるものには積極的に「投資」をするべきです。(今回ご紹介したものは全て無料でも利用できます)

是非そういった視点で導入できるツールがないかチェックしてみましょう。

社長・経営者の業務を劇的に効率化するITツール6選!

1.打ち合わせや商談に便利!無料通話ができる「Skype(スカイプ)」

Skype

https://www.skype.com/ja/

Skype(スカイプ)は通話アプリです。Skypeアカウント同士の通話であれば無料で通話が可能で、一度ダウンロードしてしまえばPCだけではなくスマホやダブレットからも通話が出来ます。

Skypeを活用すれば遠方のクライアントの対応や商談でも、相手とビデオ通話や音声通話をしてコミュニケーションを取ることが可能な為、今まで遠方に直接いかなければいけなかったケースもオフィスや自宅で移動をすることなく行えるようになりました。

この点は双方にとってもメリットがあります。また、複数の人数でグループビデオ通話を行うことも出来ます。

2.無料で使えてビジネスが加速するコミュニケーションツール「チヤットワーク(chatwork)」

チヤットワーク

http://www.chatwork.com/ja/

チヤットワーク(chatwork)は今までのメールや電話、会議に代わるコミュニケーションツールとして、チヤット形式でクライアントとコミュニケーションを取ることができます。

チヤットワークの機能として、グループでのチヤットやタスクの管理や作成、ファイルの共有や写真の添付、ビデオ通話機能などを使うことが出来ます。

また、これほど便利なチヤットワークですが、フリープランは無料で利用することが可能です。小さな会社や個人事業主の規模であれば無料プランでも十分チャットワークの機能を使って仕事の業務を効率化出来ます。

一番高いエンタープライズプランでも月額で800円とは驚きです。あなたのビジネスの規模にあったプランを選択して、まずはお試しで無料からはじめてみてはいかがでしょうか。

チヤットワークのプラン一覧

3.予定やスケジュール管理はこれで完璧!「Googleカレンダー」

Googleカレンダー

https://calendar.google.com/calendar/render#main_7

Googleカレンダーを活用すれば、仕事のスケジュール管理や商談、打ち合わせの予定などを全てオンライン上で確認することが出来ます。

リマインダー機能や、お持ちのスマホやダブレットとのアカウントの紐づけも可能で、複数人でのメンバー間でスケジュールを共有することも可能です。

Googleカレンダーを使用するには、Googleアカウントを取得しておく必要がありますが、利用しない手はないでしょう。常に機能もアップデートしており、無料で利用できるとは思えないほど年々使い勝手が良くなっております。

4.あらゆるファイルをオンライン上で保存できる「Googleドライブ」

Googleドライブ

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Googleドライブは、WordやExcel、パワーポイントなどはもちろん、写真や音楽、動画などあらゆるものをオンラインストレージで保管しておくことが出来ます。しかも15GBまでは無料で利用できるのも非常に嬉しいポイントです。

オンラインストレージの利点として、PCだけではなく、スマホやダブレットから確認できるのと同時に、ファイルやフォルダをリアルタイムでクライアントに共有したり閲覧してもらうことも可能です。インターネット上で編集が可能な点もポイントです。

Googleカレンダーと同様に、Googleアカウントを取得する必要がありますが、ビジネスの業務を効率化するツールとして使わない手はないほど便利な機能が満載です。

5.大事な写真もついにインターネット上で保存の時代へ「Googleフォト」

Googleフォト

https://photos.google.com/?hl=ja

こちらもGoogleドライブ同様、Googleが提供しているオンラインストレージのサービスですが、Googleフォトを活用すればPCやスマホ、タブレット端末等で保存した写真をオンライン上で保存することが出来ます。

仕事上で写真を多く扱う場合や、写真が万が一PCから消えた場合もバックアップ用としてGoogleフォトに保存しておけば復活させることが可能です。

容量は15GBまで月額料金無料で利用できるので、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。

Googleフォトに関して、「Googleフォトで写真を賢く管理しよう!基本の使い方と出来ること」の記事が非常に参考になりました。

6.アイデアやメモなどを大事に保存するときに便利!「エバーノート(Evernote)」

エバーノート

https://evernote.com/intl/jp/

すぐにぱっと思い付いたアイデアや、書籍などを読んで保存しておきたい言葉などがあった場合、すぐにどこかにメモをして忘れないようにしておきたいと思った経験はないでしょうか。

そのようなときはエバーノート(Evernote)が非常に便利です。エバーノートを活用すれば自分が記憶しておきたいことやアイデアをPCやスマホ、タブレットから打ち込んでおけばいつでも確認、見返すことが出来ます。

また、仕事で活用するうえでもエバーノートの共有機能を使って複数人での編集や閲覧をすることが可能です。

大量の情報が溢れている現代だからこそ、必要な情報をさっとエバーノートに入れておけば頭の整理にもなるのではないでしょうか。

エバーノートの使い方に関しては、こちらの記事「明日から使える!Evernote を活用するための 12 のヒント」が参考になります。

まとめ

実際に自分で普段から使用してみて、便利だなと思うITツールを6選ご紹介しました。

今回ご紹介したツールをすべて使う必要はありません。あなたが活用できそうだなと思ったツールのみまずは導入して頂ければと思います。

普段から社長や経営者は自分がやらなければいけないことを極力減らすことも考えていく必要があると感じています。

私自身も起業をして常々感じることですが、すべてのことを自分でやろうとしてしまうと、大事な本来の仕事に支障が出てしまったり、無駄に関係のない業務に時間を奪われてしまうことが多いという経験をこれまでにしました。

特に少人数の会社の社長や個人事業主の場合は積極的にITツールを導入して業務を効率化することで、本来の仕事の業務にリソースを割くことが大切です。

是非参考にして頂ければと思います。

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ABOUTこの記事をかいた人

柿崎裕二

北海道札幌出身。 大手航空会社勤務から、独立起業。 webコンサルタントに転身した経歴を持つ。 現在、全くの売上0の状態のクライアントから年商で1億規模の会社のwebサイトの顧問に入り、サポートをしている。 ビジョンは中小企業~個人事業主からその分野の業種・業界でトップレベルのクライアントを一社、一人でも多く生み出すこと。