個人事業主やフリーランス、一人で会社を経営する社長は非常に増えてきました。
今後も自分で独立してビジネスをはじめる方はどんどん増えていくと思います。
そのなかで、すでに独立をしている個人事業主やフリーランス、起業家、社長なら痛感すると思いますが、とにかく仕事以外にやることが多いのです。
そこで、今回は仕事をより快適に効率化できる便利なツールを7選でまとめてみました。
すでに起業している人も、これから独立を考えている人も参考にしてみてください。
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１．個人事業主・フリーランス必見！仕事をより効率化するツール7選！
サラリーマンと違って、一人で経営していたり、スモールビジネスの形態で仕事をしていると、本当にやることは多いです。
日々の本業の仕事の業務はもちろんのこと、営業やクライアントのフォロー、資金管理、帳簿付け、etc…
一人でマルチに仕事以外の雑務もこなしてはいけないのですが、雑務で本業が疎かになってしまっては本末転倒ですので、いかに日々の雑務を効率化することが大事だと考えています。
実際に僕も活用しているツールの数々ですので、なにか参考になればと思います。
１－１．日々の売上や帳簿、確定申告までネット上でできるクラウド会計ソフト「freee」
実際に売上の管理や、経費、交通費、これらの管理は本当に面倒臭いですよね。
きっと一度は自分で帳簿を付けた経験がある方ならわかるはず。
会社員だと、会社で年末調整などをしてくれるので、あまり気にすることなく過ごせますが、自分でビジネスをやっているとそうはいきません。
必ず1年の売上の数字や経費に幾ら使ったのかなど、確定申告として申請する必要があります。
そのなかで面倒な会計から解放されるのがこのクラウド会計ソフトのフリー「freee」です。
freeeのよいところはクラウド会計ソフトという点です。
実際にログイン画面などもネット上からできるので、パソコン、スマホからでも帳簿ができます。
使用も月額換算で980円～からとリーズナブルな料金でできるので会計ソフトで迷っている方はおすすめです。
１－２．見積もり書の作成・請求書の管理はこれで！「misokaミソカ」
実際に顧客やクライアントと接する際には、必ず金銭的なやり取りが発生しますよね。
そのなかで必ず見積もり書や請求書、納品書を作成するという作業が発生します。
しかし、顧客やクライアントが増えてくると実はこれが結構大変だったりするのも事実。
そこで便利なのが「misokaミソカ」という請求書作成サービスです。
これが特に便利だなと思ったが、見積もり書や請求書、納品書を作成すること自体はすべて無料でできるという点。
請求書などを郵送する場合にのみ郵送代行として1通180円、見積り書のFAX送信1通60円かかります。
これが実に便利であり、僕もこれがかなり業務を最適化できるツールとなりました。
見積書のテンプレートやフォーマット、会社印などもすべて簡単に貼り付けられるなど、便利な機能をたくさんついているので、まず見積書などの作成に手間がかかって困っている方はぜひ活用してほしいと思います。
無料で見積書を作成してそのままPDFに変換、メールでクライアントに送信も出来ちゃいますよ。
１－３．外注の方やパートナーと出会う場として活躍！クラウドソーシング
どうしても業務が増えてきたり、ビジネスが軌道に乗ってくると自分だけでは手が回らない、外部の方に力を借りなければいけないという場面が出てきます。
そのなかで便利なのがクラウドソーシングといわれるサービスです。
クラウドソーシング（英語: en:crowdsourcing）は、不特定多数の人の寄与を募り、必要とするサービス、アイデア、またはコンテンツを取得するプロセスである。 このプロセスは多くの場合細分化された面倒な作業の遂行や、スタートアップ企業・チャリティの資金調達のために使われる。
引用：https://ja.wikipedia.org/
僕の場合は、自分で運営しているオウンドメディアのライターさんの募集やweb製作業務が発生した場合に利用しております。
スキルが高い方や自分の知らない領域の分野を持ったスペシャリストも数多くいるので、専門家とのやり取りによって、今まで知らなかった知見や知識も身につけることができるのも利点です。
ただし、場合によってはクラウドソーシングというサービス形態には問題もあり、金銭やクライアント間とのトラブルの事例も絶えないようなので、リスクをある程度覚悟したうえで利用するのがベターです。
主に上記でご紹介した「ランサーズ」と下記の「クラウドワークス」を利用しています。
どちらも登録は無料で依頼したい仕事も提案者を無料で集めることができますが、発注が決まった場合はランサーズやクラウドワークスに発注料金に加えて手数料も支払うことになります。
直接取引や禁止となっているのでその点も注意し、外注の方をリスペクトしながら仕事をすれば、あなたの業務の助けとなってくれるサービスです。
１－４．独立した必須のホームページは持っておきたい！自分で更新できるワードプレス
仕事を効率化できるツールとして入れてもよいのかと迷ったのですが…
やはり、一人でビジネスをやっているのであればホームページは業種にもよりますが持っておきたいところ。
でも、知っておいてほしいことは、ホームページでも個人事業主やフリーランスにも相性の良い便利なシステムがあるということです。
それがワードプレス（WordPress）です。
ワードプレスとは簡単にいうと、全然難しい専門知識がなくてもブログ感覚でホームページの更新やコンテンツなどを追加できます。
なので、ホームページ製作会社に最初はワードプレスで製作を依頼して作成してもらい、あとは自分で更新するような状態の環境が望ましいといえるでしょう。
また、ワードプレス以外にも今はJIMDOやwixなどのブログ感覚でホームページが製作できて、料金もリーズナブルなサービスが増えてきたので検討してみてはいかがでしょうか。
しかし、ホームページで主にビジネスをしたいのであれば自分で一から製作はおすすめはしません。
なぜなら、自作で製作したホームページというのはマーケティング知識がないのでよくわからないサイトになってしまったり、自社のこだわりが強く反映されたりしがちなので、売れるホームページから程遠い状態となってしまうパターンが非常に多いからです。
あなたが本業に集中するためにも、はじめはプロに依頼したほうが初期費用の製作費はかかっても、投資として結果的に時間も成果も短縮できます。
そのうえで、自分である程度更新や管理ができるシステムを利用したホームページを持つことをおすすめします。
１－５．名刺管理もクラウドの時代！名刺アプリ「Eight」
新規顧客獲得のために、見込み客集めや取引先を増やしていくうえで欠かせないのが名刺交換。
今はネット上でも取引ができるような流れがだいぶ出来つつありますが、やはり実際に対面して名刺を交換する場面は出てきます。
しかし、ある程度集まった名刺をホルダーやファイルに管理するというのは案外面倒だったりするものですが、名刺をクラウド上でも管理できるツールの「Eight」だとその煩わしい悩みも解消できます。
アプリなのでスマホからも利用できる点と無料なのもポイント（プレミア会員は月額400円）
名刺が増え続けて困っているという方はぜひ利用をおすすめしたいサービスです。
１－６．トラブルが発生した際に便利！弁護士ドットコム
ビジネスをしていると、できれば経験したくないことですが場合によってはトラブルが発生します。
未払いや、金銭的なことで取引先と揉めるなど..
経営者、起業家は万が一の時に備えて法律の知識もある程度持っておいたほうがよいです。
そして場合によっては契約前に契約書を作成するなど、そういった未然のトラブル防止策をしながら気持ちのよい取引ができる環境を作っていくのも大事です。
そのうえで、万が一何かあった場合にいきなり弁護士などに相談するのは費用もかかるし、厳しいという方は弁護士ドットコムが便利です。
全国で同じような悩みを抱えている方がすでに相談しており、それにふさわしい解決案を弁護士が回答してくれています。
これが実に便利で、多くのトラブルの悩みで自分の悩んでいる問題と当てはまるケースも多いので登録しておいて損はないサービスです。
無料で利用できます。
１－７．クライアントとの日々のメールはチャットを活用！チヤットワーク「chatwork」
日々、仕事をしているとクライアントや取引先とのメールや電話、対面しての打ち合わせなど、どんどん時間が良くも悪くも奪われていきます。
それに代わるコミュニケーションツールがこのチヤットワークです。
チヤットワーク内でクライアントとの進捗状況の確認やメールでのやり取り、ファイルの送信や共有すべて無料でできるので個人事業主、フリーランスにとってかなり相性のよい便利なサービスです。
僕の場合は、クライアントによってFacebookのグループ機能を使ったり、チヤットワークを使ったり、メールでやり取りしたりと場面によって使い分けています。
電話よりも、意外とこういったメールでレスポンスよくやり取りができるツールというのは活用してみるととても便利だったりします。
スモールビジネスにとって、スピードは大事なのでぜひ活用をおすすめしたいサービスです。
２．番外編・気になるツール・バイザー「Bizer」
最初にもいった通り、事業がある程度軌道に乗ってくるとめちゃくちゃ一人でやることが多くなります。
できるだけ事業に集中するためにも、総務や経理、労務はアウトソーシングや外部に依頼したほうが良い場合もあります。
そこで便利なのがこのバイザー「Bizer」というスモールビジネスのバックオフィス業務をサポートしてくれるツールです。
Bizerのすごいところは、労務や総務、総務の問題などをオンライン上で専門家に相談できるところ。
いわば顧問税理士や税務などの普段気軽に聞けない相談もできるという点です。それでいて利用料金は月額で2980円というリーズナブルな設定。
僕も利用を考えております。
３．まとめ
独立して経営していくということは、社長、起業家であるあなた自身で仕事の業務以外にもやることは数多くあります。
しかし、時間は有限であり、貴重な時間をどれだけうまく使うかが事業に成功の可否にもつながります。
今回、ご紹介したようにネット上では便利なクラウドで管理できるサービスも増えてきました。
どれもすべて仕事をより円滑に最適化してくれるツールですので、ぜひ利用してみてください。
きっとこれまでよりも円滑に仕事ができるようになるのを保証します。
もし、ほかに便利な最適化できるツールがあればぜひ教えていただけると幸いです。
