ビジネスにおいて既存の組織で仕事をしていたスタイルから、組織を持たずにビジネスをする個人起業家や経営者が増えてきましたが、そのなかでもやはり「人」との関わりは重要です。
日常の業務のなかで顧客や取引先、外注先やパートナーなど一緒に協力しながら一緒にプロジェクトを進めていく場面も必ず出てきます。
そのなかでいかに業務を効率化して売上を上げるためにも、他者との円滑な情報共有やコミュニケーションは欠かせません。
しかし、特に一人起業家や小さな会社の場合は人的リソースも限りがある為、社長一人で全ての関わりのある方と直接会うことが難しい場合も出てきます。
現在は情報共有を円滑にする便利なツールのサービスがあるということをご存知ですか？
これらのツールを上手く活用することで、売上が加速し、ビジネスがより円滑になり加速するということも決して大げざではありません。
今回は、ビジネスが加速する情報共有ツールを８選ご紹介いたします。
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情報共有をツールを使うメリット
情報共有ツールを使うことにより、得られるメリットというのは複数ありますが、一番大きなメリットとして「よりコミュニケーションが双方で取れやすくなる」「情報共有の抜け漏れが少なくなる」ということが挙げられます。
従来のメールや電話でのコミュニケーション伝達手段とは違い、ツールを活用することで文字で履歴を残したり、プロジェクトメンバー全員が意見を積極的に発信できたり、返信レスがスピーディーになったりといったことも期待できます。
上手く情報共有をすることが出来れば、今まで複数でのコミュニケーションにおいて感じていた課題が解決する手段になることも期待できるのです。
ビジネスが加速する！情報共有ツール８選
それでは実際にご紹介していきます。
ツールのなかには有料と無料のものがありますが、実際にあなたのビジネスで使いやすそうなものを選び、利用できないか検討することをおすすめします。
１．ビジネスが加速するクラウド会議室・チャットワーク（ChatWork）
チャットワーク（ChatWork）は、業務の効率化と企業の成長を目的とした、メールや電話、会議に代わるコミュニケーションツールです。
チヤット形式で相手とやり取りができ、チヤットワーク内でタスク管理やグループチャットの開設、ファイルの添付や共有、ビデオ通話などを行うことも可能です。
プランは月額で無料利用できるフリープランであっても十分個人起業家や小さな会社は活用できるかと思いますが、グループチヤットを複数作成する必要がある場合や、ストレージの制限がフリープランの上限５GBストレージを超えてくる場合は月額４００円からの有料プランを検討すると良いでしょう。
実際にチャットワークを利用しているクライアントや取引先が多いことから、私自身も利用していますが非常に便利です。
２．チーム運営に必要な機能が揃った「サイボウズLive」
サイボウズLiveは、グループチャットや掲示板、ファイル共有など、チーム運営に必要な機能がそろった情報共有ツールです。
PCサイトだけではなく、スマートフォンアプリにも対応している為、スマホからも円滑に利用可能な点もポイントです。また、FacebookやTwitter等のSNSアカウントからもログインすることができます。
これだけの機能が揃ったサイボウズLiveですが無料で利用できます。大人数や容量追加によって有料プランを利用する必要がありますが、まずは無料で導入して試してみることをおすすめします。
企業間プロジェクトや、複数でのチームでコミュニケーションを円滑に取りたい場面などで活躍しそうな情報共有ツールです。
３．オンライン プロジェクト管理 ツール 「Backlog」
Backlogはオンラインでプロジェクト管理が行える情報共有ツールです。
プロジェクト毎の管理やファイルの共有、専門的な知識がなくても使いやすい操作性などから導入している企業や個人事業主が増えています。
Backlogを利用するには、一番安いプランで月額２０００円かかりますが、これでプロジェクトの管理や計画、業務が円滑に進むメリットがあると考えれば、業種によっては十分費用対効果以上の成果を得ることができるでしょう。
導入を迷っている方には全プラン共通で３０日間の無料のプランが適用されるので、気になる方はこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
４．シンプルな機能性と拡張性でコミュニケーションが円滑に進む「Slack」
Slack（スラック）はシンプルな機能性とストレスのない操作性でリアルタイムのコミュニケーションが円滑にできる情報共有ツールです。
PC以外にもスマホやタブレット端末からの操作性も円滑に可能で、ファイルの共有や過去の画像等の検索機能、特定の相手やグループとのコミュニケーションを円滑に取ることができます。
アメリカ発のサービスの為、表記は基本的に英語でとなっていますが、海外の利用ユーザーは勿論のこと実際に日本でも利用している企業はIT系を中心に使いやすさからユーザーが増えているといいます。
slackも無料から利用することが可能です。
使用方法で参考になる記事
ビジネス向けチャット「Slack（スラック）」とは？特徴と始め方を日本語で解説！
海外のクライアントや取引先が多い場合等はslackの利用を検討することで、より業務やコミュニケーションが円滑に進みそうです。
５．ストレスフリーなドキュメント共有ツール「DocBase」
DocBase(ドックベース)はストレスフリーでドキュメントを共有できるツールです。
使いやすい操作性と、権限設定の機能などがあり、安全性や万が一システムトラブルが起こった場合も適時バックアップが取られていることで、復元なども可能な環境も配備されています。
権限設定などを上手く活用すれば、社内間でのドキュメントの共有の場面でも利用できそうですが、社外の取引先やクライアントのドキュメントを共有する場面でも活躍しそうです。
DocBaseは一番月額料金が安いスタータープランで９００円からとなっておりますが、まずはお試しで３０日間無料で利用することができます。
上手くDocBaseを活用することでコミュニケーションの質が一段と上がり、ビジネスが加速するのが期待できそうなサービスです。
６．みんなが手軽に書ける情報共有ツール – キータチーム「Qiita:Team」
キータチーム（Qiita:Team）はかんたんに書けて、かんたんに共有できる場所をコンセプトにしているドキュメント共有サービスです。
日報や議事録の作成などをする際に、フォーマットのあるテンプレートを活用することで、投稿しやすい機能やメンバーですぐに共有することができる機能などが揃っております。
メンバー間でタスクの管理や日や週で行った業務の報告や進捗状況などの把握、付属しているチヤット機能なども活用することで、リモートワーク業務の円滑化や、課題を円滑に解決できるなどのメリットもありそうです。
利用料金は一番安いプランで月額１４９０円となっておりますが、導入前に無料プラン３０日間のトライアルが可能です。
７．より近い距離でのコミュニケーションにおすすめ「FacebookMessenger（メッセンジャー）」
取引先やクライアント、チーム内にFacebook利用者が多い場合は、Facebookの機能にあるFacebookMessenger（メッセンジャー）アプリを利用することで、情報共有やコミュニケーションを円滑にすることが可能です。
特に注目すべきところは、FacebookMessengerは年々機能がアップデートされており、使いやすくなっているのが特徴です。
1対１のやり取りだけではなく、グループチヤットの開設やファイルの送信や共有といった機能、FacebookMessenger内でのボイスメッセージ機能や通話機能も利用することができます。
これだけ利用できるFacebookMessengerですが、利用は無料です。特にスマートフォンをメインに使用しており、普段からFacebookを利用している場合はおすすめです。
８．国内で利用ユーザーは圧倒的！操作性も抜群な「Line」
もはや国内では名前を聞いたことはないぐらい有名な「Line」ですが、Lineを活用して1対１でのメールはもちろん、複数でのグループチヤットを開設してグループ内でのトークを利用することもできます。
また、Line内の機能を活用して無料音声通話やビデオ通話も利用することも可能です。ファイルの添付などの共有をすることもできます。
Lineはスマートフォンからの利用イメージが強いですが、PCからもWindows版をダウンロードすることでPC環境で利用可能な点もポイントです。Macでも利用ができます。
より手軽かつ、Lineの操作性にもメンバー間やチームが慣れている場合はLine導入を検討することもおすすめです。アプリをダウンロードすれば、利用は無料という点もメリットが非常に大きいといえます。
まとめ
実際にご紹介したなかであなたにあったコミュニケーションツールはありましたか？
実際に利用してみないと今回ご紹介したツールのメリットがわからない部分もあるかと思いますので、まずは無料プランか30日間のお試しプランで利用してみてあなたにあった情報共有ツールを探してみることをおすすめします。
これらの情報共有ツールを上手く活用することによって、より業務が円滑に進みビジネスが加速することは間違いなしです。
是非、導入を検討してみてください。
合わせて、「これで無料？小さな会社・経営者の業務を効率化するITツール６選」も読むとより業務が円滑に進みますよ。